La Junta de Gobierno Local ha aprobado la adjudicación del servicio de asesoramiento y asistencia técnica para implementar una herramienta integral de archivo en el Archivo Municipal de Pamplona. Esta herramienta permitirá gestionar tanto el archivo electrónico único como los fondos y colecciones físicas, fotográficas y audiovisuales.
El contrato ha sido adjudicado a AGTIC CONSULTING, S.L. por un importe de 67.760 euros, IVA incluido, y tendrá una duración de dos años, desde el 1 de diciembre de 2025 hasta el 30 de noviembre de 2027. Este acuerdo incluye la posibilidad de dos prórrogas de un año cada una, lo que podría extender el servicio hasta el año 2029.
Una oficina técnica para el Archivo Municipal
El contrato contempla la creación de una oficina técnica que ofrecerá soporte al Archivo Municipal en la implementación de la herramienta. Esta oficina garantizará la conectividad de la nueva herramienta con las soluciones actuales de archivo y fototeca, además de diseñar un plan de gestión del cambio para facilitar su implantación.
La oficina técnica se basará en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, el Plan Director del Documento Electrónico y la Política de uso del certificado digital y la firma electrónica del Ayuntamiento de Pamplona. También se tendrán en cuenta la normativa aplicable y los estándares internacionales en gestión documental.
Fases del proyecto y análisis inicial
El desarrollo del contrato se llevará a cabo en distintas fases. Durante los primeros meses, se realizará un análisis y diagnóstico inicial de la situación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de las herramientas utilizadas para su gestión. Este análisis será fundamental para definir los requerimientos técnicos y funcionales de la nueva herramienta.
A partir de las necesidades identificadas, se redactarán los pliegos técnicos de contratación. La oficina técnica también asistirá en la valoración de las ofertas presentadas, así como en la implantación, administración y configuración de la herramienta adquirida.
Plan integral de gestión del cambio
El contrato incluye la definición de un plan integral de gestión del cambio para facilitar la puesta en marcha de la nueva herramienta. Este plan abarca la definición y ejecución de un plan de comunicación interna, formación y soporte, asegurando que todos los involucrados estén preparados para la transición.
La implantación de esta herramienta integral de archivo es un paso significativo para el Archivo Municipal de Pamplona. Permitirá una gestión más eficiente de los fondos físicos, gráficos y multimedia, además de la creación del archivo electrónico único. Con este avance, el archivo busca optimizar sus procesos y mejorar la accesibilidad a sus recursos.
