Cómo cumplir con la normativa Verifactu y emitir Factura e desde tu software de facturación

La transformación digital ya no va de “tener un programa de facturación”, sino de demostrar que lo que facturas es íntegro, trazable y compatible con quienes te compran o te pagan. En España, ese marco se articula en dos piezas que suelen meterse en el mismo saco, pero no son lo mismo: Verifactu y Facturae. 

Esta guía resume qué pide cada uno, cómo encajan y qué cambios concretos necesitas en tu software de gestión para cumplir sin fricciones.

Qué es cada cosa

Verifactu

Es el conjunto de reglas que obliga a que tu sistema de facturación deje un rastro técnico verificable de todo lo que emites. No te dice “cómo debe verse la factura”, sino cómo debe comportarse tu software para que Hacienda (y cualquiera que revise tus procesos) pueda comprobar que no ha habido manipulación.

• En esencia: registros encadenados, huellas criptográficas, numeraciones sin huecos y eventos guardados (altas, rectificativas, anulaciones) con fechas y responsables.

• Resultado: si alguien cambia algo, se ve; si alguien borra algo, también.

Facturae

Es un formato electrónico estructurado (XML) para enviar facturas a quien lo exige —sobre todo Administraciones Públicas y, cada vez más, empresas—. Aquí sí hablamos del “archivo” que viaja y de su estructura estándar para que la otra parte lo pueda procesar automáticamente.

• En esencia: un fichero XML con campos y validaciones conocidas, que suele firmarse electrónicamente y se presenta por canales establecidos.

• Resultado: menos correos de ida y vuelta, más automatización y trazabilidad del estado (registrada, aceptada, pagada, etc.).

Diferencias reales que afectan a tu día a día

• Objeto: Verifactu regula el proceso interno; Facturae define el formato externo.

• Ámbito: Verifactu impacta a tu software y tus procedimientos siempre que factures; Facturae aplica cuando tu cliente exige ese intercambio estructurado (B2G y acuerdos B2B).

• Riesgos: saltarte Verifactu deja huecos de control que pueden derivar en sanciones; ignorar Facturae provoca rechazos y cobros retenidos.

Requisitos técnicos: qué debe hacer tu software

Para cumplir Verifactu

1. Registro inmutable por cada emisión: fecha/hora (UTC), emisor, receptor, importes, impuestos, claves internas y relación con otras facturas (rectificativas/abonos).

2. Huella criptográfica (hash) y encadenado de asientos: cada registro incluye referencia al anterior para detectar cualquier alteración.

3. Numeración coherente: series y subseries definidas, sin huecos ni duplicados. Las anulaciones no “desaparecen”: se documentan.

4. Eventos auditables: quién crea, quién corrige, motivo de corrección, marca temporal y evidencias.

5. Verificación externa: datos mínimos y código QR en la factura para permitir la comprobación.

6. Disponibilidad/Envío al organismo tributario cuando corresponda, con acuses y reintentos.

7. Política de conservación: copias, cifrado, retención y control de accesos.

Para emitir en Facturae

1. Generación de XML conforme a la versión exigida por el receptor (campos, catálogos, impuestos, retenciones, referencias de pedido y de contrato).

2. Firma electrónica válida y sellado temporal cuando aplique.

3. Validación automática antes del envío (esquemas XSD y reglas de negocio) para reducir rechazos.

4. Conectores de envío y recepción de estados (registro, aceptación, subsanación, pago).

5. Trazabilidad de extremo a extremo: desde la generación hasta el cobro, con referencia cruzada contable.

Tip de implementación: separa módulo de emisión (Verifactu) de módulo de intercambio (Facturae). Así podrás actualizar versiones de XML sin tocar la cadena de integridad.

Cómo integrarlo en tu ERP sin romper nada

Diseño por capas

• Capa de dominio: reglas de negocio (series, impuestos, rectificativas, devoluciones).

• Capa de integridad: generación de hash, encadenado, auditoría, QR.

• Capa de intercambio: exportadores (Facturae), firma, conectores de envío y recepción.

• Capa de reporting: cuadros de mando, conciliación y estados de cobro.

Flujo recomendado

1. El usuario crea la factura → se valida la numeración y los impuestos.

2. La capa de integridad genera hash + encadenado y registra el evento.

3. Se incorpora QR y se emite el documento (PDF, UBL, Facturae, etc.).

4. Si el cliente exige Facturae, el exportador crea el XML y lo firma.

5. El conector envía y recoge estados; el ERP conciliará el cobro cuando llegue.

Errores típicos a evitar

• Permitir ediciones directas de facturas emitidas (rompe la cadena). Usa rectificativas.

• Reiniciar numeraciones sin criterio ni cierre formal.

• Generar XML Facturae “a mano” sin validación de esquema.

• No guardar los acuses de envío/recepción (luego no puedes demostrar nada).

Checklist operativo de cumplimiento

1. Mapea tus series (por centro, canal, divisa) y documenta reglas de numeración.

2. Activa la cadena de integridad: hash, encadenado, eventos y QR.

3. Define rectificativas: motivos, autorización, evidencias y relación con la original.

4. Prepara el exportador Facturae: versión, firma y validación previa.

5. Conecta con los portales de recepción y registra acuses/estados.

6. Orquesta contabilidad: asientos automáticos, conciliación y previsión de cobros.

7. Seguridad y retención: cifrado, copias, permisos y tiempos legales.

8. Forma al equipo: cuándo rectificar, cómo reemitir, qué guardar.

Ejemplos prácticos

• Venta B2B con factura estructurada: tu cliente empresa exige Facturae. Emisión normal → el módulo Verifactu registra y encadena → el exportador genera XML y firma → envío por conector → estados automáticos en el ERP → conciliación del cobro al recibir el abono.

• Error en el tipo impositivo: no “edites” la factura. Emite una rectificativa que enlace con la original; el sistema guarda ambos eventos y la numeración sigue intacta. Si ha habido envío Facturae, remite la rectificativa también.

• Cambio de series a mitad de año: documenta el cambio (motivo, fecha), cierra la serie anterior e inicia la nueva sin solapes. El auditor verá continuidad y justificación.

ERP: por qué centralizarlo todo tiene sentido

• Trazabilidad completa: ventas, nóminas, control horario, compras y tesorería hablan entre sí.

• Menos errores: datos únicos, reglas compartidas y automatización.

• Gobierno del dato: permisos, retención y auditoría homogénea.

Si no quieres construir todo desde cero, considera una solución que ya venga preparada. Un ejemplo es Contasimple, que incorpora las exigencias del marco Verifactu y dispone de funciones para emitir Facturae cuando tu cliente lo requiera.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu cambia el aspecto de mis facturas?

No tiene que ver con el diseño, sino con el registro técnico y la prueba de que no has modificado el contenido una vez emitido.

¿Facturae es obligatorio siempre?

No. Enviar Facturae será cuando el receptor lo exija (AAPP y ciertos B2B). Si tu cliente no lo pide, puedes usar otros formatos, pero conviene estar preparado porque cada vez más entidades lo solicitan.

¿Puedo corregir una factura ya emitida?

Sí, mediante rectificativa. Evita editar la original: debes mantener la cadena de integridad y el rastro de qué cambió y por qué.

¿Necesito cambiar de programa?

Si tu solución no soporta hash, encadenado, QR, eventos de auditoría y exportación/validación Facturae, sí: actualiza o migra.

Ruta de implantación recomendada (6 semanas tipo)

1. Diagnóstico (series, flujos, clientes que exigen Facturae, huecos de control).

2. Diseño (capas, políticas de numeración, rectificativas, conservación y roles).

3. Construcción (hash/encadenado, QR, exportador XML, firma, conectores).

4. Pruebas (unitarias + validación XSD + envíos de prueba + escenarios de error).

5. Formación (operativa diaria y resolución de incidencias frecuentes).

6. Despliegue y monitorización (acuses, métricas, logs y copias).

Verifactu protege tu proceso; Facturae estandariza tu intercambio. Juntos reducen riesgos, aceleran cobros y te dan un relato de control que resiste auditorías. La clave está en separar responsabilidades técnicas (emisión vs. intercambio), automatizar lo repetitivo y documentarlo todo. Si además lo integras en un ERP, ganas visión de extremo a extremo: ventas, nóminas, control horario, compras y tesorería encajan en una única fuente de verdad.

No necesitas grandes discursos: necesitas evidencias técnicas de integridad y archivos válidos para quien te compra. Empieza por el checklist, decide si tu programa actual llega, y si no, busca una solución que ya venga adaptada. Tu equipo lo agradecerá y tu tesorería también.