La Junta de Gobierno Local ha dado luz verde a la licitación de un servicio de asesoramiento y asistencia técnica para implementar una innovadora herramienta integral de archivo en el Archivo Municipal del Ayuntamiento de Pamplona. Este contrato, con un valor máximo de 72.600 euros, busca modernizar la gestión de archivos tanto electrónicos como físicos, incluyendo fondos, colecciones, material fotográfico y audiovisual.
Objetivo del contrato: gestión eficiente y archivo electrónico único
El contrato, con una duración de dos años y fecha de inicio prevista para el 1 de noviembre, se centra en lograr una gestión eficiente de los archivos físicos, gráficos y multimedia. Además, se implementará el Archivo Electrónico Único, un paso crucial hacia la digitalización. El presupuesto se distribuye en 6.050 euros para 2025, 36.300 euros para 2026 y 30.250 euros para 2027, con la posibilidad de dos prórrogas anuales.
El plazo para presentar solicitudes concluye el 16 de octubre, y los criterios de adjudicación valoran la calidad, claridad e idoneidad de los proyectos con hasta 40 puntos. Además, se considerará la oferta económica (hasta 20 puntos), la experiencia profesional en proyectos similares (hasta 30 puntos) y criterios sociales (hasta 10 puntos), basados en el número de integrantes con contrato laboral indefinido.
Requisitos del servicio: enfoque en sostenibilidad y digitalización
El servicio se prestará a través de una oficina técnica que contará, como mínimo, con un director con título universitario en Informática y al menos cuatro años de experiencia en proyectos de implantación de expedientes y documentos electrónicos. También se requerirá un consultor técnico en materia jurídica, con titulación en Derecho y tres años de experiencia, y un consultor en gestión documental y archivo electrónico, con formación universitaria y máster en gestión de archivos.
Entre las condiciones especiales de ejecución, se enfatiza el uso de medios informáticos que no requieran impresión en papel, y se considerará el impacto ambiental de las actividades archivísticas. Esta iniciativa refleja el compromiso del Ayuntamiento de Pamplona con la sostenibilidad y la eficiencia en la gestión documental.
Documentación y herramientas: pilares del nuevo sistema de archivo
La Oficina Técnica tendrá como referencia la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, el Plan Director del Documento Electrónico y la Política de uso del certificado digital y la firma electrónica del Ayuntamiento de Pamplona. Se deberán entregar informes sobre la situación de los expedientes y documentos electrónicos susceptibles de ser migrados a la nueva herramienta, así como sobre las herramientas y aplicaciones de gestión existentes.
Además, se evaluará la situación de los datos y objetos digitales relacionados con los fondos y colecciones del Archivo Municipal, que podrían ser volcados y migrados al nuevo sistema integral de archivo. Este enfoque integral busca optimizar la gestión documental y facilitar el acceso a la información.
El contrato refleja un esfuerzo por modernizar y optimizar la gestión de archivos en el Ayuntamiento de Pamplona, alineándose con las tendencias actuales de digitalización y sostenibilidad. Con la implementación de esta herramienta integral, se espera mejorar la eficiencia y accesibilidad de los archivos municipales, beneficiando tanto a los ciudadanos como a los gestores del archivo.
