El tradicional registro de entrada y salida, que se hacía muchas veces en papel o mediante hojas de Excel, está siendo sustituido por un nuevo control horario digital.
Este nuevo registro, una vez publicado en el BOE, debe llevarse a cabo de modo obligatorio, verificable, trazable y accesible para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social a distancia. Esto implica la necesidad de utilizar un software de control horario, de modo que se pueda tener un claro control de la trazabilidad.
¿Qué implica la nueva normativa de control horario digital?
La normativa parte del marco establecido por el Real Decreto‑ley 8/2019 (que supuso la obligación de llevar registro de jornada para todas las empresas). Esta nueva norma obliga a que dicho registro se realice de forma digital y endurece la forma de su aplicación en las empresas.
El sistema debe garantizar objetividad, fiabilidad y trazabilidad. Es decir, debe quedar muy claro quién fichó, cuándo y cualquier modificación debe quedar registrada, de modo que se pueda prevenir el fraude. Además, dicha información debe ser accesible para los inspectores de trabajo, de forma remota.
Por su parte, las personas trabajadoras deben poder consultar sus propios registros. Lo mismo pasa con los representantes legales o sindicatos, que deberían poder acceder de manera telemática. La empresa debe conservarlos durante 4 años para que se puedan consultar.
Fechas clave para la implementación del nuevo sistema
El nuevo sistema entrará en vigor 20 días después de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Aunque está todavía en fase de tramitación, se estima que pueda empezar a aplicarse a principios de 2026.
No obstante, es una realidad para la que muchas empresas ya se están preparando, y que antes o después entrará en vigor y será de obligado cumplimiento.
¿A quién afecta esta normativa?
Afectará a todas las empresas que tengan personas empleadas, ya que actualmente ya existe la obligación de fichar, de acuerdo con el Real Decreto Ley 8/2019.
No obstante, el hecho de que dicho registro horario tenga que llevarse a cabo de manera digital, verificable, trazable y accesible implicará que las empresas que no estén utilizando un software que cumpla con dichos requisitos para cumplir la normativa tendrán que cambiar el actual sistema que están siguiendo para el registro de la jornada laboral por parte de las personas trabajadoras.
Requisitos técnicos del nuevo sistema de control horario
Existen una serie de requisitos técnicos que habrá que tener en cuenta para que tu empresa pueda cumplir con las nuevas obligaciones que supone el registro horario digital.
Eliminación de registros en papel y hojas de Excel
Los registros en papel ya no serán válidos, puesto que son fácilmente manipulables. Tampoco podrás simplemente utilizar una hoja de Excel, ya que este tipo de programa no implica que el proceso de fichaje se pueda verificar. Sigue pudiendo manipularse, por lo que no cumpliría con los requisitos del registro horario digital.
Necesidad de sistemas digitales trazables y accesibles
Tendrás que utilizar un sistema digital que sea verificable y permita evitar la manipulación de los registros de jornada laboral y además sea accesible para las partes implicadas y la inspección laboral.
Conservación de datos durante 4 años y cumplimiento del RGPD
Los datos del registro horario digital tendrán que conservarse en la empresa durante 4 años. Además, deberán almacenarse en un sistema que cumpla con la RGPD, de manera que se proteja la confidencialidad de dichos datos. Sólo las partes reconocidas por la norma podrán consultar dichos datos.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de registro horario puede acarrear sanciones graves. Según la normativa vigente, las infracciones en materia de jornada ya se consideran graves y podrían implicar una multa de hasta 7500 euros, aplicadas por centro de trabajo. La nueva regulación prevé incrementar las multas hasta 10.000 euros por cada trabajador cuando se incumpla el registro de jornada o jornada máxima por semana.
¿Cómo un software de control de horario puede ayudar a tu empresa a cumplir la nueva normativa?
La adaptación tecnológica es uno de los grandes retos para muchas organizaciones, pero también una oportunidad para optimizar la gestión de la jornada.
Un buen software de control de horario ofrece la posibilidad de cumplir todos los requisitos de la nueva regulación, desde el registro automático de entradas, salidas, pausas y horas extra, a la trazabilidad, la accesibilidad y la seguridad de los datos.
